Trong bối cảnh công nghiệp 4.0 đang phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, robot trong lĩnh vực sản xuất không chỉ giới hạn ở các cánh tay robot vật lý trên dây kỹ gắn nhanh mà còn mở rộng sang các phần mềm thông minh. Robotic Process Automation (RPA) chính là công nghệ đột phá, giúp tự động hóa các quy trình chính, quản lý và hỗ trợ sản xuất một cách linh hoạt. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết khái niệm RPA trong lĩnh vực sản xuất, cách RPA tích hợp với hệ thống giám sát để tối ưu hóa toàn bộ quy trình.
I. RPA Là Gì Và Cách Hoạt Động Trong Sản Phẩm Xuất Khẩu?
1. Khái niệm RPA (Robotic Process Automation)
RPA (Robotic Process Automation) là công nghệ sử dụng các phần mềm robot (robot phần mềm) để mô phỏng hành động của con người trong quá trình tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại, dựa trên quy tắc rõ ràng. Khác với robot công nghiệp truyền thống xử lý chỉ công việc vật lý như kết nối hay vận hành, RPA tập trung vào các kỹ thuật kỹ thuật số như dữ liệu, kiểm tra dữ liệu hoặc xử lý đơn hàng.
2. Cách RPA hoạt động
Trong lĩnh vực sản xuất, RPA hoạt động bằng cách:
Trích xuất dữ liệu tự động : Sử dụng công nghệ OCR ( Nhận dạng ký tự quang học ) để đọc hóa đơn, phiếu nhập kho từ tệp PDF hoặc email.
Xử lý quy trình theo quy tắc : Bot kiểm tra dữ liệu để cài đặt đơn hàng, cập nhật hệ thống ERP và gửi thông báo mà không cần thiết lập thủ công.
Tích hợp đa hệ thống : Kết nối với MES, ERP, CRM mà không yêu cầu thiết lập quy trình phức tạp, giúp robot trong lĩnh vực sản xuất hoạt động mượt mà trên nền tảng cũ.
Ví :
Do nhân viên phải thao tác thủ công, RPA có thể:
Đăng nhập vào hệ thống ERP/MES,
Sao chép dữ liệu từ email, tệp Excel hoặc biểu mẫu
Nhập dữ liệu, kiểm tra, tính toán,
Xuất báo cáo và gửi thông tin cho các bộ phận liên quan.
Như vậy, RPA là “robot số” xử lý dữ liệu và quy trình hành động chính trong sản xuất , giúp nhân viên tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn như cải tiến kỹ thuật, bảo trì, hay phân tích năng suất.
Theo báo cáo của Gartner, đến năm 2025, thị trường RPA toàn cầu dự kiến đạt 22 tỷ USD, với tốc độ tăng trưởng hàng năm vượt 36%. Tại Việt Nam, các doanh nghiệp sản xuất đang ứng dụng RPA để giải quyết tình trạng thiếu kỹ thuật và lỗi thủ công, đặc biệt trong bối cảnh chuỗi cung ứng gián đoạn
II. Vai trò của RPA trong quản lý sản phẩm hiện nay
Trong các nhà máy hiện đại, quản lý sản xuất không chỉ nằm ở dây xích mà còn ở quản lý thông tin , đồng bộ hệ thống , và kiểm soát hiệu năng (OEE) . RPA hỗ trợ mạnh mẽ ở những mảng sau:
1. Tăng tốc độ xử lý dữ liệu và báo cáo
Các cấm phòng (kế hoạch, vật tư, chất lượng, bảo trì…) đều cần dữ liệu chính xác theo thời gian thực hiện. Trợ giúp RPA:
Tự động tổng hợp báo cáo sản lượng, lỗi, thời gian ngừng hoạt động của máy;
Đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn: MES, ERP, SCADA, Excel;
Giảm đến 90% tổng hợp dữ liệu và sai sót thủ thuật.
2. Hỗ trợ quyết định nhanh hơn
Khi dữ liệu được cập nhật liên tục, nhà quản lý có thể theo dõi hiệu suất, tồn tại kho hoặc thực hiện công việc theo thời gian thực (thời gian thực) — điều mà hệ thống truyền thông không thể hoạt động nếu không có dữ liệu hỗ trợ RPA.
3. Giảm tải cho nhân vật chính
RPA xử lý tự động các công việc như tạo kho đầu vào/xuất phiếu, lập kế hoạch sản xuất, tạo đơn hàng hoặc xử lý đơn hàng. Nhân viên chỉ cần giám sát và xử lý ngoại lệ — đúng thần thoại “ con người điều khiển – robot thực hiện ”.
4. Cầu nối giữa các hệ thống
Trong nhiều nhà máy, hệ thống ERP (như SAP, Oracle, Odoo) và MES không giao tiếp trơn tru. RPA giúp kết nối dữ liệu giữa các nền tảng mà không cần thiết lập quy trình phức tạp, đảm bảo dòng thông tin xuyên suốt từ sản phẩm đến kế toán, tồn tại kho và khách hàng.
III. Lợi ích cốt lõi khi ứng dụng RPA trong sản xuất công nghiệp
1. Giảm chi phí vận hành
Theo nghiên cứu của Deloitte, các doanh nghiệp sản xuất phát triển khai RPA có thể giảm 20–50% chi phí hoạt động . Nguyên nhân:
RPA hoạt động 24/7, không cần nghỉ;
Không phát hiện được dữ liệu nhập lỗi;
Không cần chi phí đào tạo nhân sự cho tác vụ lặp lại.
2. Nâng cao hiệu suất và năng suất lao động
Một “phần mềm robot” có thể thay thế công việc chăm sóc giờ làm việc của nhân viên hành chính. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể:
đẩy nhanh chu kỳ sản xuất và xuất hàng;
Rút ngắn thời gian phản hồi khách hàng;
Giảm thời gian chuẩn bị sản xuất theo ngày từ vài giờ xuống vài phút.
3. Tăng độ chính xác và giảm rủi ro
Sai sót nhỏ trong dữ liệu hoặc báo cáo có thể dẫn đến thất bại lớn trong quản lý vật tư và đơn hàng. RPA đảm bảo:
Tính chính xác tuyệt đối trong quá trình xử lý dữ liệu;
Tự động kiểm tra thông tin đối chiếu (kiểm tra chéo);
Lưu lại nhật ký thao tác để dễ dàng truy xuất.
4. Giải quyết bài toán thiếu nhân lực
Khi ngành sản xuất mặt hàng thiếu lao động lành nghề, RPA giúp giảm áp lực tuyển dụng bằng cách tự động hóa các quy trình không đòi hỏi kỹ năng đặc biệt .
5. Cải thiện tính năng và kiểm soát
RPA tạo dấu vết hoạt động (dấu vết kiểm toán) rõ ràng cho mọi quy trình, giúp doanh nghiệp góp thủ các tiêu chuẩn ISO, GMP, hay IATF 16949 trong quản lý sản phẩm.
IV. Các ứng dụng thực tế của RPA trong lĩnh vực sản xuất
1. Xử lý đơn hàng và đơn hàng (PO/Invoice Treatment)
RPA sử dụng OCR (Nhận dạng ký tự quang học) để đọc thông tin từ hóa đơn, dữ liệu đối chiếu trong ERP và tự động cập nhật trạng thái thanh toán — giúp rút ngắn 70–80% quá trình xử lý thời gian.
2. Quản lý tồn tại kho và vật tư
RPA có thể:
Giám sát tồn tại kho theo thời gian thực;
Gửi cảnh báo khi tồn tại ở mức tối thiểu;
Tự động tạo hàng yêu cầu (MRP request);
Cập nhật số liệu sang hệ thống ERP/MES mà không cần thao tác thủ công.
3. Tự động hóa sản phẩm báo cáo
RPA tổng hợp dữ liệu từ các máy, cảm biến, MES và tạo báo cáo OEE, thời gian ngừng hoạt động, lỗi sản xuất… giúp nhà quản lý bức tranh tổng thể mà không cần thủ công Excel.
4. Lập kế hoạch sản xuất (Lập kế hoạch sản xuất)
Phần mềm robot có thể lấy dữ liệu đơn hàng, công suất máy, nhân lực, sau đó tự động thiết lập các phương án tối ưu — được hỗ trợ bởi PPC để đưa ra lịch sản xuất chính xác và linh hoạt.
5. Quản lý cung ứng chuỗi (Quản lý chuỗi cung ứng)
Từ công việc gửi email cho nhà cung cấp, kiểm tra tiến trình giao hàng, đến xử lý chứng từ hải quan – tất cả đều có thể tự động hóa với RPA, giảm 60–70% khối lượng công việc thủ công.
6. Bảo trì – bảo dưỡng thiết bị (Maintenance Automation)
Khi tích hợp IoT hệ thống, RPA có thể:
Tự động nhận cảnh báo từ cảm biến máy móc;
Gửi lệnh tạo phiếu bảo trì;
Thông báo kỹ thuật và theo dõi quá trình sửa chữa.
V. Ví Dụ Thực Tế Của RPA Trong Nhà Máy Công Nghiệp
Hãy cùng điểm qua một số ví dụ điển hình về RPA trong lĩnh vực sản xuất đang “cân” cả nhà máy:
1. Tự Động Hóa Quy Trình Mua Hàng Và Hóa Đơn
Bài Toán: Nhân viên mua hàng nhận được hàng trăm email đặt hàng và hóa đơn với các định dạng khác nhau. Việc nhập thủ công vào ERP mất nhiều thời gian, chậm chậm và sai sót.
Giải thích Pháp RPA: Bot RPA sẽ tự động quét hộp thư, sử dụng công nghệ OCR (Nhận dạng ký tự quang học) để trích xuất dữ liệu quan trọng (mã hàng, số lượng, đơn giá), so sánh với đơn đặt hàng trong hệ thống, sau đó tự động nhập vào ERP và gửi email xác thực. Con người có thể in chỉ khi có ngoại lệ.
2. Quản Lý Tôn Kho Thời Gian Thực
Bài toán: Số liệu tồn tại không đồng bộ giữa danh sách, kho thực tế và hệ thống, dẫn đến trạng thái dư hoặc thiếu vật liệu nguyên vẹn.
Giải thích Pháp RPA: Bot RPA được thiết lập để liên tục giám sát tồn tại từ sản phẩm sản xuất và bán hàng. Khi tồn tại kho lưu trữ ở dưới mức quy định, bot sẽ tự động tạo đơn đặt hàng mới và gửi đến nhà cung cấp được chỉ định.
3. Quản Lý Định Mức Vật Liệu Vật Liệu (BOM)
Bài Toán: Việc cập nhật BOM mỗi khi có sự thay đổi thiết kế hoặc vật tư là vô cùng phức tạp và dễ xảy ra sai sót, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cuối cùng.
Giải pháp Pháp RPA: Bot RPA có nhiệm vụ đồng bộ hoá BOM từ hệ thống thiết kế (CAD/PLM) sang hệ thống định nghĩa (ERP) và sản phẩm sản xuất (MES), đảm bảo mọi thông tin luôn chính xác và quán bar trên toàn bộ quy trình.
4. Hỗ Trợ Báo Cáo Và Giám Sát Sản Xuất Xuất Khẩu
Bài toán: Cuối cùng, người quản lý phải dành thời gian để tổng hợp dữ liệu từ các máy móc, khai báo để lập báo cáo sản phẩm.
Giải thích Pháp RPA: Bot RPA tự động thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau (log máy, đầu vào của nhân viên), định dạng và tạo báo cáo OEE (Hiệu suất thiết bị tổng thể), năng suất, chất lượng… và tự động gửi đến nhà quản lý trước khi kết thúc công việc.
VI. Tích Hợp RPA Với Hệ Thống Giám Sát Sản Xuất MES: Bước Bước Phá Toàn Diện
RPA là một công cụ tuyệt vời nhưng sức mạnh thực sự được nhân lên gấp bội khi nó được tích hợp vào một hệ thống cốt lõi như MES (Hệ thống điều hành sản xuất). Đây chính là điểm khác biệt mà các giải pháp tiên tiến như MES mang lại.
Hãy tưởng tượng một kịch bản lý tưởng:
· MES thu thập dữ liệu thời gian thực tế từ các thiết bị IoT, máy móc và con người trên sàn sản xuất.
· Khi hệ thống MES phát hiện một lô hàng sắp xếp hoàn thành, nó kích hoạt bot RPA .
· Bot RPA này tự động đăng nhập vào hệ thống ERP, kiểm tra đơn hàng tương ứng, tạo phiếu xuất kho thành phẩm và cập nhật trạng thái đơn hàng.
· Đồng thời, một bot RPA khác tự động gửi thông báo cho bộ phận Logistics và khách hàng về tiến trình giao hàng.
Sự kết hợp này tạo ra một vòng khép kín, nơi sản phẩm được sản xuất tự động hóa thành hành động trong quản lý hệ thống, không còn bất kỳ giai đoạn chậm hay gián đoạn nào. Ứng dụng RPA trong lĩnh vực sản xuất theo cách này không chỉ là công việc tự động hóa mà là tự động hóa toàn bộ quy trình sản xuất một cách thông minh.
VII. Xu Hướng Tương Lai: Từ RPA Đến Tự Động Hóa Thông Minh (Tự động hóa thông minh)
RPA trong lĩnh vực sản xuất truyền thống mới chỉ là bước khởi đầu. Tương lai nằm ở hội tụ với Trí Tuệ Nhân Tạo (AI) và Học Máy (Machine Learning). Khi đó, RPA sẽ tiến trình hóa thành “Tự động hóa thông minh” (Tự động hóa thông minh), có khả năng:
Xử lý cấu trúc dữ liệu (như email, biên bản).
Mong đợi sự cố gắng thông qua biến phân tích dữ liệu thông tin để xuất ra đề bảo trì phòng.
Đưa ra quyết định phức tạp dựa trên các máy học mô hình.
VIII. Kết luận
Hành trình chuyển đổi số lượng trong sản xuất không còn là một lựa chọn đơn giản mà là một yêu cầu tất yếu để tồn tại và phát triển. Việc áp dụng RPA trong lĩnh vực sản xuất chính là bước đi chiến lược, vững chắc đầu tiên, mang lại hiệu quả tức thì và lợi thế cạnh tranh quang lộng. Bằng cách phát triển các “robot phần mềm” này, doanh nghiệp không chỉ giải phóng sức khỏe, tiết kiệm chi phí mà còn xây dựng một nền tảng vững chắc cho các công nghệ tiên tiến hơn trong tương lai.
