Trong hoạt động quản lý tài sản và thiết bị sản xuất, luôn tồn tại một câu hỏi “khóa chốt” mà bất kỳ bộ phận bảo trì hay quản lý vận hành nào cũng phải phản đối: Có nên tiếp tục sửa chữa một thiết bị đã giài hay nên đầu tư thay mới?
Đây không chỉ là câu chuyện chi phí trước mắt mà còn là quyết định chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất sản xuất, an toàn, độ tin cậy thiết bị và kế hoạch ngân sách dài hạn.
Để giải quyết bài toán đó, ngành bảo trì trên thế giới sử dụng một nguyên tắc rất quen thuộc nhưng cực kỳ hiệu quả: Nguyên tắc bảo trì 75% . Nguyên tắc này là gì, áp dụng ra sao và làm thế nào để nó trở thành một phần trong chiến lược quản lý tài sản của bạn? Hãy cùng Vietsoft khám phá một cách chi tiết qua bài viết sau đây.
I. Nguyên Tắc Bảo Trì 75% Là Gì?
Nguyên tắc bảo trì 75% (tiếng Anh gọi là “75% Maintenance Rule”) là một nguyên tắc ra quyết định kinh tế – kỹ thuật được sử dụng rộng rãi trên thế giới và rất hiệu quả tại Việt Nam:
Khi tổng chi phí sửa chữa + bảo dưỡng tăng tốc hiện tại ) của một tài sản đạt khoảng 75% giá trị thay thế mới cùng loại → đây là thời điểm nên thay thế vì tiếp tục sửa chữa.
Nguyên tắc này không phải là luật cứng, nhưng là ngưỡng cảnh báo vàng mà rất nhiều tập đoàn lớn (Toyota, Unilever, Heineken, VNM, Formosa, Samsung…) đang áp dụng.
Nói đơn giản: Khi bạn đã phải chi gần bằng 3/4 tiền mua máy mới chỉ để “vá” máy cũ thì tiếp tục vá chỉ làm bạn mất thêm tiền mà hiệu quả ngày càng giảm.
II. Tại sao lại là 75% mà không phải 50%, 60% hay 90%?
Bởi vì theo thống kê thực tế của các mô hình bảo trì–vận hành, thiết bị đến thời điểm cần sửa chữa nâng cao ngưỡng 70–80% giá trị thay thế mới thường có:
bước vào giai đoạn cuối của thiết bị đời sống ,
bắt đầu xuất hiện lặp lại chuỗi hư hỏng hàng hóa,
Giá nhiều chi phí gián đoạn như thời gian ngừng hoạt động, năng lượng, nhân công,
và không mang lại hiệu suất tối ưu.
Nói cách khác, càng cố sửa, thiết bị càng hư hỏng và càng rẻ .
Nguyên tắc bảo trì 75% giúp các kỹ sư, trưởng bộ phận bảo trì và nhà quản lý tránh được việc tiếp tục “đắp vá” những tài sản đã sai sót, từ đó đưa ra quyết định thay thế mới đúng thời điểm , mang lại hiệu quả kinh tế tốt nhất.
III. Tại Sao Nguyên Tắc Bảo Trì 75% Là Chìa Khóa Quan Trọng?
Là một chuyên gia, tôi nhận thấy công việc áp dụng Nguyên tắc bảo trì 75% mang lại lợi ích chiến lược lớn:
1. Ưu Kiểm Soát Tài Chính và Tối TCO ( Tổng Chi Phí Sở Hữu – Tổng Chi Phí Sở Hữu)
Các tài sản giài thường có nhiều tiền sửa chữa hơn, tiêu thụ năng lượng giá rẻ và dễ bị hỏng vặt. Khi chi phí duy trì liên tục đạt ngưỡng 75%, đó là dấu hiệu rõ ràng cho đồng vốn đầu tư vào bảo trì đang được tìm thấy cho “lợi nhuận giảm dần”. Nguyên tắc này giúp bạn tránh khỏi cái bẫy “tiết kiệm một đồng, Rút mười đồng” về sau.
2. Tối Đa Hóa Thời Gian Vận Hành (Uptime) và Độ Tin Cậy
Xác định đúng thời điểm tài sản hết giá trị sử dụng cho phép nhóm bảo trì lên kế hoạch thay vì phản ứng chủ động. Điều này giảm thiểu đáng kể thời gian ngăn chặn kế hoạch – thủ phạm chính phá vỡ lịch sản xuất, trì hoãn giao hàng và làm giảm sự hài lòng của khách hàng.
3. Liên Kết Bảo Trì Với Mục Tiêu Kinh Doanh Dài Hanh
Nguyên tắc bảo trì 75% tạo ra ngôn ngữ chung, cung cấp sự hợp tác giữa các phòng ban: Bảo Trì, Tài Chính (quản lý OPEX và CAPEX) và Vận Hành/Sản Xuất. Nó có thể thay đổi việc thiết lập kế hoạch từ một hoạt động kỹ thuật thuần túy thành một phần của chiến lược kinh doanh tổng thể, hướng tới quản lý tài sản vững chắc.
IV. Cách Tính Toán Nguyên Tắc Bảo Trì 75% (Công Thức Đơn Giản)
Công thức cơ sở:
Tỷ lệ chi phí sửa chữa (%) = (Chi phí sửa chữa lần này hoặc tăng tốc `Giá trị thay thế mới) × 100
Ví dụ thực tế tại một nhà máy Vietsoft từng tư vấn phát triển khai CMMS như sau:
Máy ép nhựa 800 tấn, mua năm 2008 giá 2,8 tỷ
Giá máy mới tương thích năm 2025: 3,8 tỷ lệ
Chi phí sửa chữa lớn nhất lần này (thay toàn bộ hệ thống thủy lực + động cơ): 2,95 tỷ lệ
Tính toán: 2.950.000.000 ÷ 3.800.000.000 × 100 = 77,6% → Vượt ngưỡng 75% → Quyết định thay đổi mới
Kết quả sau 18 tháng:
Máy mới giảm 28% tiêu thụ điện
Tỷ lệ sai sót giảm từ 12 lần/năm xuống còn 2 lần/năm
Tiết kiệm tổng cộng hơn 4,2 tỷ lệ trong 3 năm (đã trừ chi phí đầu tư)
V. Bảng Ra Quyết Định Thực Tế dựa trên Tỷ lệ chi phí sửa chữa
VI. Hướng Dẫn Áp Dụng Nguyên Tắc Bảo Trì 75% Trong Thực Tế
Áp dụng nguyên tắc bảo trì 75% hiệu quả không đơn thuần là một tính năng được phép nhanh chóng. Nó là một quy trình có hệ thống dựa trên dữ liệu.
1. Bước 1: Thu Thập Dữ Liệu Chi Phí Chính Xác
Đây là bước nền. Bạn cần có một số đáng tin cậy về:
· Chi phí sửa chữa: Bao gồm linh kiện, nhân công, chi phí cơ hội làm thời gian ngừng hoạt động (mất doanh thu, lương công nhân chờ…), và các loại chi phí phát sinh sau sửa chữa.
· Chi phí thay thế: Không chỉ là giá mua thiết bị mới mà còn bao gồm chi phí vận chuyển, lắp đặt, hiệu chuẩn, đào tạo và tích hợp vào hệ thống hiện tại.
Lời khuyên của chuyên gia: Một hệ thống CMMS (Phần mềm quản lý bảo trì) là công cụ vô giá ở bước này. Nó lưu trữ lịch sử bảo trì, theo dõi xu hướng chi phí theo thời gian cho từng tài sản, giúp bạn có cái nhìn toàn diện thay vì lượng chủ sở hữu.
2. Bước 2: Tính Toán Lệ Sửa Chữa/Thay Thế
Sử dụng công thức đơn giản sau:
(Chi phí sửa chữa / Chi phí thay thế) x 100 = Tỷ lệ phần trăm chi phí sửa chữa
Ví dụ minh họa:
· Giả sử sửa chữa một máy bơm công nghiệp cũ hết 75 triệu đồng.
· Chi phí thay thế bằng máy bơm tương thích mới là 100 triệu đồng.
· Áp dụng công thức: (75/100) x 100 = 75% .
Theo Nguyên tắc bảo trì 75% , đây là lúc cần nguy hiểm xem xét phương án thay thế.
3. Bước 3: Đánh Giá Bối Cảnh Vận Hành Của Tài Sản
Con số 75% không phải là “câu chú thích”. Bạn phải đặt nó vào bối cảnh cụ thể:
· Tuổi đời và lịch sử khóa hỏng: Thiết bị đã quá cũ, hỏng vòng lặp đi lặp lại? Có thể cần thay thế sớm hơn, ngay cả khi chưa đạt 75%.
· Tính rồi chốt (Mức độ quan trọng): Thiết bị này có vai trò sống còn với dây chuyền sản xuất không? Nếu có, ngưỡng xác định có thể thấp hơn để đảm bảo an toàn và mức độ tin cậy tối đa.
4. Bước 4: Phân Tích Tác Động Dài Han
Hãy suy nghĩ xa hơn chi phí trước mắt. Một tài sản mới thường được quản lý lại:
· Hiệu suất năng lượng cao hơn, tiết kiệm chi phí vận hành.
· Công nghệ tiên tiến, dễ tích hợp với hệ thống tự động hóa.
· Chi phí bảo trì phòng thấp hơn trong những năm đầu.
· Đáp ứng tốt hơn các tiêu chuẩn an toàn và môi trường mới.
Những lợi ích trong thời hạn này thường biện minh cho tài khoản đầu tư ban đầu.
VI. Các Yếu Tố Cần Xem Kèm Theo Nguyên Tắc Bảo Trì 75%
Một quyết định sáng suốt cần nhìn vào bức tranh toàn cảnh. Dưới đây là yếu tố doanh nghiệp có thể thay đổi quyết định dù tỷ lệ % rõ ràng.
1. Tính Then chốt Của Tài Sản (Tài sản quan trọng)
Thiết bị phụ được hỗ trợ ở mức tối thiểu có thể sửa chữa được ngưỡng vượt quá 75%. Ngược lại, động cơ chính của dây chuyền sản xuất thùng rác nên được thay thế sớm để giảm thiểu rủi ro liên tục sản xuất.
2. Chi Phí Downtime Thực Sự
Đôi khi, một ca sửa chữa rẻ tiền nhưng kéo dài 3 ngày gây tổn hại doanh thu lớn hơn nhiều nên việc làm mới nhanh chóng chỉ mất 1 ngày. Luôn được định lượng “giá” cho mỗi giờ dừng máy.
3. Khả Năng Cung Ứng và Thời Gian Chờ
· Linh kiện thay thế: Nếu phụ tùng tùng thay thế đã liên tục sản xuất hoặc khan hiếm, việc làm toàn bộ có thể là lựa chọn duy nhất.
· Thời gian giao hàng: Nếu phải chờ thiết bị mới quá lâu (ví dụ 6 tháng), giải pháp sửa chữa tạm thời là cần thiết để duy trì sản xuất.
4. Sự cố về Công nghệ
Thiết bị cũ không thể đáp ứng các yêu cầu về tiết kiệm năng lượng, kết nối IoT, hay các tiêu chuẩn an toàn mới. Việc nâng cấp công nghệ đôi khi là động lực đủ lớn để thay thế, bất chấp chi phí sửa chữa chưa đến 75%.
5. Các Ưu Tiên Về Ngân Sách và Chiến Lược Công Ty
Đôi khi, quyết định hình ảnh bị ảnh hưởng bởi bất kỳ ngân sách nào. Năm nay có ngân sách CAPEX để thay đổi công nghệ mới? Hay đang ở giai đoạn hoàng đạo bụng? Nguyên tắc bảo trì 75% cung cấp luận cứ vững chắc cho các cuộc thảo luận chiến lược này.
VII. Hàn Chế Và Lưu Ý Khi Sử Dụng Nguyên Tắc Này
Nguyên tắc bảo trì 75% là một công cụ hỗ trợ được quyết định, không phải là một mệnh lệnh bất di bất dịch .
· Nó chỉ là quy tắc ngón tay cái (Rule of Thumb): Mỗi tài sản, mỗi nhà máy đều có ngữ cảnh riêng. Áp dụng máy móc có thể dẫn đến việc quyết định lỗi.
· Chất lượng dữ liệu bị khóa: Nếu dữ liệu sửa chữa lịch sử không đầy đủ, hoặc bạn bỏ các chi phí ẩn (như thời gian ngừng hoạt động), tính năng sẽ bị lệch.
· Không áp dụng đồng nhất cho mọi loại sản phẩm tài sản: Vòng đời và đặc tính bảo trì của một máy nén khí hoàn toàn khác với PLC điều khiển hệ thống. Cần có linh hoạt điều chỉnh.
VIII. Làm Sao Áp Dụng Nguyên Tắc Bảo Trì 75% Một Cách Tự Động Và Chính Xác?
Sau hàng trăm dự án tại Việt Nam, Vietsoft xin khẳng định: Không có CMMS thì nguyên tắc 75% chỉ là lý thuyết thuyếtg.
Một hệ thống phần mềm quản lý bảo trì CMMS tốt sẽ giúp bạn:
Tự động tổng hợp các kế hoạch tăng tốc sửa chữa chi phí của từng máy
Cảnh báo ngay khi tài sản đạt được 70% (để đáp ứng kế hoạch lập)
So sánh giá máy mới (có thể cập nhật từ nhà cung cấp)
Tạo báo cáo thuyết phục lãnh đạo chỉ trong 5 phút
Hiện nay, giải pháp CMMS mà đội ngũ chúng tôi phát triển riêng cho thị trường Việt Nam đã phát triển mô-đun “Ra quyết định thay thế tài sản” dựa trên chính xác trên Nguyên tắc bảo trì 75% , và có thể tùy chỉnh kèm theo các yếu tố điều chỉnh phù hợp với thực tế doanh nghiệp Việt Nam (thuế, thời gian giao hàng, chi phí dừng máy…).
IX. Kết Luận: Nguyễn Tắc Bảo Trì 75% Là “La Bàn” Cho Quyết Định Đầu Tư Tài Sản
Trong bối cảnh chi phí tăng cao và áp lực cạnh tranh khốc liệt năm 2025-2026, việc tiếp tục “vá víu” máy móc cũ không còn là chiến lược thông minh.
Nguyên tắc bảo trì 75% chính là công cụ giúp bạn:
Tránh rơi vào bẫy “đốt tiền sửa chữa”
Chuyển từ bảo trì sang bảo trì chiến lược
Thuyết phục được lãnh đạo ngân sách thay thế hợp lý
Tăng cường hiệu suất, giảm dừng máy, tiết kiệm điện và nhân công
