Trong môi trường sản xuất công nghiệp tại Việt Nam, mô hình quản lý tồn tại kho đóng vai trò sau đó tạm dừng để duy trì dòng nguyên liệu ổn định, giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa chi phí vận hành. Nhiều nhà máy đã và đang chuyển mình từ tình trạng tồn tại kho tàn bạo sang quy trình tinh gọn nhờ áp dụng đúng mô hình quản lý tồn tại kho. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các mô hình phổ biến, từ khái niệm cơ bản đến ứng dụng thực tế, giúp doanh nghiệp phát triển hiệu quả các mô hình này.
I. Khái niệm Mô hình quản lý tồn tại là gì?
Mô hình quản lý tồn kho (Mô hình quản lý hàng tồn kho) là một phương pháp hoặc công cụ hỗ trợ doanh nghiệp xác định khi nào nên đặt hàng, đặt bao nhiêu và kiểm soát hàng hóa ở trình độ nào để đảm bảo sản phẩm xuất liên tục mà không bị tồn đọng vốn.
Các mô hình này thường được xây dựng dựa trên các yếu tố như:
- Trường nhu cầu (Demand)
- Thời gian cung ứng (Lead Time)
- Chi phí đặt hàng (Chi phí đặt hàng)
- Chi phí lưu kho (Chi phí nắm giữ)
- Giá biến động và kết quả cung cấp chuỗi rủi ro
Tùy thuộc vào đặc sản ngành, quy mô doanh nghiệp và đặc sản phẩm (dễ hư hỏng, giá trị cao, sản xuất theo đơn hàng, vv), mỗi doanh nghiệp sẽ chọn một mô hình hoặc kết hợp nhiều mô hình quản lý tồn tại để đạt được hiệu quả tối ưu.
II. Tại sao doanh nghiệp cần có mô hình quản lý tồn tại phù hợp
Không có mô hình nào là “chuẩn cho tất cả”. Một doanh nghiệp sản xuất linh kiện điện tử cần chiến lược khác với doanh nghiệp sản xuất thực phẩm.
Lợi ích chính của ứng dụng mô hình quản lý tồn tại kho bao gồm:
- Giảm chi phí lưu kho : Tối ưu không gian và chi phí bảo quản.
- Đảm bảo sản phẩm xuất liên tục : Không bị gián đoạn do thiếu dữ liệu.
- Tăng vòng quay tồn tại : Rút ngắn chu kỳ hóa hàng hóa, tăng hiệu quả vốn lưu động.
- Cải thiện nhu cầu báo cáo dự án : Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất, mua hàng và phân phối chính xác hơn.
- Tăng cường khả năng phản hồi với thị trường : Dễ dàng điều chỉnh lượng tồn tại khi có nhu cầu thay đổi.
III. Tổng quan 8 Mô hình quản lý tồn tại kho “kinh điển” cho nhà máy thông minh
1. Mô hình EOQ (Lượng đặt hàng Kinh tế)
Đây là một trong những Mô hình quản lý tồn tại kho cơ bản và phổ biến nhất, giúp xác định số lượng đặt hàng tối ưu để tổng hợp chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho ở mức thấp nhất.
- Công thức: EOQ = √(2 × D × S / H)
- D: Nhu cầu hàng năm (đơn vị)
- S: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng (đồng)
- H: Chi phí lưu kho cho mỗi đơn vị hàng/năm (đồng)
- Ví dụ: Một nhà sản xuất vỏ hộp cần 50.000 cuộn giấy/năm. Chi phí mỗi lần đặt hàng là 1 triệu đồng, chi phí lưu kho mỗi cuộn/năm là 50.000 đồng.
- EOQ = √ [ (2 * 50000 * 1.000.000) / 50.000 ] = 1414 cuộn.
- Vì vậy, mỗi lần đặt hàng 1414 cuộn là mức ưu tiên cao nhất.
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ áp dụng, hiệu quả với các mặt hàng có nhu cầu ổn định.
- Nhược điểm: Không phù hợp với hàng hóa có nhu cầu biến động hoặc có tính chất thời gian. Giả định chi phí và nhu cầu là cố định, điều này hiếm khi xảy ra trong thực tế.
2. Mô hình EPQ (Sản phẩm sản xuất Kinh tế)
EPQ là phiên bản mở rộng của EOQ, được áp dụng cho các doanh nghiệp vừa sản xuất vừa tiêu thụ thành sản phẩm hoặc khi hàng được sản xuất tăng dần thay vì nhập đầy đủ lô. Mô hình này tính toán tốc độ sản xuất nhanh chóng, giúp xác định mức tối ưu của sản phẩm sản xuất để giảm chi phí tối thiểu.
- Công thức: EPQ = √[(2 × D × S) / (H × (1 – D/P))]
- D: Nhu cầu hàng năm (đơn vị)
- S: Chi phí thiết kế dây chuyền sản xuất (đồng)
- H: Chi phí lưu kho mỗi đơn vị/năm (đồng)
- d: Tỷ lệ tiêu thụ trung bình hàng ngày (đơn vị/ngày)
- p: Tỷ lệ sản xuất trung bình hàng ngày (đơn vị/ngày)
- Ví dụ: Nhà sản xuất 100.000 sản phẩm/năm, chạy 250 ngày → d = 400 sp/ngày. Nhà sản xuất 800 sp/ngày (p). Chi phí thiết lập máy móc (S) là 2 triệu, chi phí lưu kho (H) là 10.000đ/sp/năm.
- EPQ = √ [ (2 * 100000 * 2000000) / (10000 * (1 – 400/800)) ] = 2828 sản phẩm.
- Ưu điểm: Tối ưu cho môi trường sản xuất nội bộ, cân bằng giữa chi phí thiết lập và lưu trữ. Phù hợp dây xích sản xuất liên tục (nhựa, thực phẩm, hóa chất). Giảm tối đa kho tồn tại trong quá trình sản xuất
- Nhược điểm: Phúc tạp hơn EOQ, Đòi hỏi dữ liệu chính xác về năng suất và tiêu thụ. Yêu cầu máy ổn định, không bị hỏng vặt
3. Mô hình JIT (Sản xuất đúng lúc)
JIT là mô hình quản lý tồn tại nổi tiếng của Toyota dựa trên lý lý sản xuất tinh gọn, nơi nguyên vật liệu chỉ được đưa vào nhà máy đúng lúc cần thiết để sản xuất. Mục tiêu hướng tới “không tồn kho” – không tồn tại.
- Đặc biệt:
- Nguyên liệu đến xưởng “đúng lúc” để sản xuất
- Thành phẩm giao ngay khi có đơn hàng
- Giảm tối đa chi phí lưu trữ và có thể xảy ra hư hỏng
- Ví dụ thực tế: Tại nhà máy lắp ráp xe máy: Linh kiện có đúng 7h30 sáng → gắn ngay ca 8h . Thùng kho: chỉ 30 phút sản xuất
- Ưu điểm: Giảm thiểu để chi phí lưu trữ, giảm lãng phí, tối ưu hóa dòng sản phẩm sản xuất. Giảm lãng phí và chi phí kho bãi. Tăng tốc độ dòng tiền
- Nhược điểm: Phụ thuộc hoàn toàn vào ứng dụng chuỗi. Đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng tuyệt đối với nhà cung cấp. Rủi ro rất cao nếu cung cấp chuỗi ứng dụng bị gián đoạn (thiên tai, bẻ khóa vận chuyển). Cần một hệ thống sản xuất cực kỳ linh hoạt và ổn định.
- Ứng dụng: Rất phù hợp với các dây gắn nhanh điện tử, ô tô.
4. Mô hình phân tích ABC
Mô hình ABC Phân tích dựa trên nguyên tắc Pareto (80/20): 20% sản phẩm mang lại 80% giá trị doanh thu. Từ đó phân loại hàng tồn tại thành 3 nhóm dựa trên giá trị và mức độ quan trọng.
· Phân loại:
o Nhóm A (Không đáng kể về mặt định lượng nhưng có giá trị): Chỉ sử dụng khoảng 20% số lượng loại nhưng có thể sử dụng tới 70-80% tổng giá trị tồn tại. Đây là những linh kiện, vật tư quan trọng, tiền tiền. Cần được quản lý chặt chẽ với các báo cáo chi tiết và tồn tại ở mức tối thiểu.
o Nhóm B (Trung bình): Tìm khoảng 30% số lượng và 15-20% giá trị. Được quản lý ở mức độ trung bình.
o Nhóm C (Có ý nghĩa về mặt định lượng nhưng ít giá trị hơn): Kiếm tới 50% số lượng nhưng chỉ sử dụng 5-10% giá trị. Đây thường là các vật tư phụ, bulong, ốc vít… Có thể quản lý đơn giản hoặc đặt hàng theo lô lớn.
- Ví dụ:
Nhóm | Mặt nạ | % SL | % Giá trị | Kiểm soát |
MỘT | Chip xử lý | 15% | 82% | Hàng ngày |
B | con bọ cánh cứng | 25% | 13% | Hàng tuần |
C | Thông báo | 60% | 5% | Hàng tháng |
- Ưu điểm: Tập trung nguồn lực vào quản lý những thứ quan trọng thứ yếu, tối ưu hóa thời gian và quản lý chi phí. Hỗ trợ mua kế hoạch, kiểm tra kết quả hiển thị
- Nhược điểm: Cần phân loại chính xác và phải cập nhật thường xuyên. Không phù hợp nếu tất cả sản phẩm có giá trị tương thích
5. Cố định điểm mô hình (ROP)
Đây là Mô hình quản lý tồn tại dựa trên công việc thiết lập một “điểm báo động”. Khi tồn tại kho thực tế giảm xuống dưới điểm này, một đơn hàng mới sẽ tự động được kích hoạt.
- Công thức: ROP = (Như cầu trung bình ngày * Thời gian giao hàng) + Lượng tồn tại kho an toàn
- Ví dụ: Một trạm trạm đổ thụ trung bình 100 linh kiện/ngày. Thời gian nhà cung cấp giao hàng là 5 ngày. Lượng tồn tại an toàn được quyết định là 150 linh kiện.
- ROP = (100 * 5) + 150 = 650 linh kiện.
- Khi kho chỉ còn 650 linh kiện, cần phải đặt hàng ngay.
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ hiểu. Phù hợp với các sản phẩm liên tục sản xuất và các mặt hàng có nhu cầu và giao hàng thời gian tương đối ổn định. Dễ dàng áp dụng và tự động hóa
· Nhược điểm: Cần dữ liệu chính xác về nhu cầu và thời gian thực hiện. Có thể dẫn đến đặt hàng quá thường xuyên dù không có tính toán kỹ năng tồn tại an toàn.
6. Quản lý Tồn kho An toàn (Safety Stock)
Đây không phải là một mô hình độc lập mà là một thành phần then chốt trong hầu hết các Mô hình quản lý tồn tại . Đó là lượng dự trữ bổ sung để phòng ngừa rủi ro do biến động về nhu cầu hoặc thời gian giao hàng.
- Công thức (đơn giản): Tôn kho an toàn = (Như cầu tối đa ngày – Như cầu trung bình ngày) * Thời gian giao hàng
- Ví dụ: Nhu cầu trung bình là 100 sp/ngày, nhưng có ngày lên tới 130 sp. Thời gian giao hàng là 5 ngày.
- Tôn kho an toàn = (130 – 100) * 5 = 150 sản phẩm.
- Ưu điểm: Giảm thiểu nguy cơ hết hàng, đảm bảo tính liên tục của sản phẩm.
- Nhược điểm: Tăng chi phí lưu trữ. Xác định tồn tại một mức độ tối ưu yêu cầu phân tích dữ liệu kỹ thuật.
7. FIFO, LIFO & FEFO – Các phương pháp xuất kho
Đây là quy tắc sản xuất nguyên tắc, đặc biệt quan trọng trong các sản phẩm sản xuất hóa học lớn có hạn sử dụng hoặc dễ hư hỏng.
Mô hình | Nguyên tắc | Phù hợp | Ví dụ |
FIFO | Nhập trước → Xuất trước | Hàng bền, không hết hạn | Họ |
FEFO | Hết hạn trước → Xuất trước | Thực phẩm, dược phẩm | sữa tươi |
LIFO | Nhập sau → Xuất trước | Hàng không bị hỏng, kế toán | Xi măng |
- FIFO (Nhập trước – Xuất trước): Ưu tiên xuất những lô hàng nhập kho trước. Lý tưởng cho hầu hết các ngành sản xuất thực phẩm, dược phẩm, hóa chất để tránh sai sót thời gian.
- LIFO (Nhập sau – Xuất trước): Ngược lại với FIFO. Thường được sử dụng nhiều hơn trong kế toán để tính giá vốn hàng bán trong một thời điểm nguy hiểm.
- FEFO (Hết hạn trước – Xuất trước): Ưu tiên xuất những lô hàng có ngày hết hạn sớm nhất. Là tiêu chuẩn bắt buộc trong ngành Dược phẩm và một số ngành thực phẩm.
Ưu:
- Giảm thiểu lỗi hàng, hết hạn
- Hợp nhất dễ dàng vào kho quản lý phần mềm
8.
- Cần có quy trình lưu kho chặt, ghi nhãn chính xác
8. Hệ thống đẩy và kéo (Đẩy-Kéo)
Đây là một Mô hình quản lý tồn tại kho chiến lược, quản lý dòng nguyên liệu trong toàn bộ chuỗi ứng dụng dựa trên sự hợp lý giữa kế hoạch dự báo (Đẩy) và nhu cầu thực tế (Kéo) .
- Hệ thống đẩy (Push): Sản xuất và phân phối hàng hóa dựa trên dự báo nhu cầu. Hàng được “đẩy” từ nhà máy ra các kho, đến điểm bán. Phù hợp với sản phẩm có nhu cầu ổn định, dễ dự đoán.
o Ưu điểm Push: Lợi ích kinh tế theo quy mô, giảm chi phí sản xuất đơn vị.
o Nhược điểm Push: Rủi ro cao về dư thừa tồn tại kho nếu dự báo sai.
- Hệ thống Kéo (Pull): Sản phẩm sản xuất và bổ sung hàng hóa chỉ được kích hoạt khi có nhu cầu thực tế từ khách hàng cuối cùng. Hàng được “kéo” qua từng công đoạn. JIT là một ví dụ điển hình của hệ thống kéo. Phù hợp với các sản phẩm có nhu cầu biến đổi, đa dạng.
o Ưu điểm Pull: Giảm thiểu lãng phí và tồn tại kho, phản ứng ứng dụng linh hoạt với thị trường.
o Nhược điểm Pull: Đòi hỏi hệ thống thông tin minh bạch và thời gian phản hồi nhanh.
· Giải pháp tối ưu: Kết hợp cả hai (Push-Pull Hybrid) – ví dụ: sản xuất bán thành phẩm (Push), lắp ráp hoặc đóng gói khi có đơn hàng (Pull).
IV. Bảng so sánh 8 Mô hình quản lý tồn tại phổ biến
Mô hình | Đặc biệt chính | Ưu | điểm | Phù hợp với |
EOQ | Xác định mức độ ưu tiên của hàng | Giảm chi phí đặt hàng và lưu trữ | Giải thích nhu cầu ổn định | DN sản xuất ổn định |
EPQ | Sản xuất theo lô tối ưu | Giảm dần kho trung bình | Chính xác sản phẩm cần thiết | Nhà sản xuất hàng loạt sản phẩm |
JIT | Nhập đúng hàng vào thời điểm cần thiết | Giảm tồn tại kho và lãng phí | Đoạn ngắt quãng khi cung cấp lỗi chuỗi | Sản xuất tinh gia |
ABC | Phân loại theo sản phẩm có giá trị | Tập trung lợi nhuận cao | Cần cập nhật thường xuyên | DN đa sản phẩm |
ROP | Điểm đặt hàng lại | Duy trì liên tục sản xuất | Dữ liệu chính xác phụ thuộc | Bán lẻ, OEM |
Hàng tồn kho an toàn | Hàng dự án ro | thiếu hàng | Tăng chi phí lưu kho | Biến ứng dụng chuỗi |
FIFO/FEFO/LIFO | Xuất hàng theo thứ tự | Tránh hư hỏng, lỗi thời | Cần kiểm tra quy định | Dược phẩm, thực phẩm |
Đẩy-Kéo | Kết quả dự báo & nhu cầu thực hiện | Linh hoạt, kế hoạch tối ưu | Sai lệch nếu báo cáo thiếu chính xác | DN lớn, đa kho |
V. Kết luận: Làm thế nào để lựa chọn Mô hình quản lý tồn kho phù hợp?
Không có một Mô hình quản lý tồn tại nào là hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp. Câu trả lời phụ thuộc vào:
· Tính chất ngành hàng & sản phẩm: Hàng dễ hỏng, hàng thời trang, hay linh kiện điện tử?
· Tính ổn định của chuỗi ứng dụng: Nhà cung cấp của bạn có đáng tin cậy không? Giao hàng thời gian có được mong đợi không?
· Tính biến của nhu cầu thị trường.
· Khả năng tài chính & dòng tiền của doanh nghiệp.
Xu hướng hiện nay là sự kết hợp nhiều mô hình (Hybrid Model).
Ví dụ:
Tình yêu | Mô hình đề xuất |
Sản xuất ổn định, ít biến động | EOQ + ABC |
Sản xuất nội bộ, chạy liên tục | EPQ + Hàng tồn kho an toàn |
Nhà cung cấp gần đây, đáng tin cậy | JIT + ROP |
Nhiều loại linh kiện, giá trị khác nhau | ABC + FIFO |
Nhu cầu theo mùa, biến động mạnh | Đẩy-Kéo + Kho dự trữ an toàn |
VI. Quản lý Tồn kho Thông minh Cho Nhà Máy Sản Xuất
Trong thời đại chuyển đổi số công nghiệp 4.0 , việc chỉ áp dụng mô hình lý thuyết là chưa đủ.
Doanh nghiệp cần có một hệ thống giám sát sản xuất thông minh như MES SmartTrack để tự động hóa toàn bộ quá trình quản lý tồn tại.
MES SmartTrack mang lại:
- Giám sát tồn tại kho thời gian thực – nguyên liệu, bán thành phẩm, thành sản phẩm
- Tích hợp tự động cảnh báo ROP, Safety Stock, FEFO
- Đồng bộ dữ liệu giữa MES – ERP – kho hệ thống ( WMS )
- Phân vùng tồn tại theo mô hình EOQ, ABC, JIT
- Giảm thiểu tồn tại sai sót và thoát nguyên liệu
