Trong thế giới sản xuất công nghiệp, tồn tại kho không đơn thuần là những con số trên báo cáo. Nó là dòng máu lưu thông trong huyết quản lý của doanh nghiệp, quyết định trực tiếp đến sức khỏe tài chính và khả năng cạnh tranh. Vì vậy, quản lý tồn tại là gì mà lại đóng vai trò sống còn tồn tại? Hãy cùng tôi đi tìm câu trả lời chi tiết qua bài viết sau.
I. Quản lý tồn tại kho là gì? Tổng quan kiến thức và ứng dụng trong sản xuất công nghiệp
1. Khái niệm quản lý tồn tại là gì trong sản xuất công nghiệp
Khác với việc bán thông tin lẻ thông thường, tồn tại kho trong sản xuất công nghiệp thường sử dụng tỷ lệ chi phí vận hành cao (có thể lên tới 30-40% tổng vốn lưu động). Nếu không quản lý tốt, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng tồn đọng vốn, làm hỏng nguyên liệu hoặc thiếu dẫn đến dừng máy.
Quản lý tồn kho (Quản lý hàng tồn kho) là quá trình theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa dòng chuyển hóa của hàng hóa – từ nguyên liệu thô, linh kiện đang gia công đến sản phẩm hoàn thiện – qua mọi giai đoạn từ lúc nhập kho đến khi xuất bán hoặc sử dụng trong sản phẩm sản xuất công nghiệp.
Hiểu một cách đơn giản, quản lý tồn kho là nghệ thuật cân bằng giữa đủ hàng để sản xuất và tránh tồn tại dư thừa lãng phí . Một doanh nghiệp sản xuất chỉ hoạt động trơn tru khi nguồn nguyên liệu được đảm bảo ổn định , chứa các hoạt động hợp lý và vốn lưu động không bị chôn vùi trong hàng tồn tại .
2. Vì sao quản lý tồn tại đóng vai trò chơi còn trong sản phẩm sản xuất công nghiệp
Trong chuỗi sản xuất, tồn tại kho là mắt xích kết nối giữa cũng ứng – sản xuất – giao hàng . Nếu một trong ba yếu tố mất cân bằng, toàn bộ dây tiền có thể bị gián đoạn.
Quản lý tồn tại kho hiệu quả giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu cốt lõi:
· Hiệu năng tài chính
o Giảm chi phí lưu kho, chi phí vận hành, bảo hiểm và khấu hao.
o Giảm thiểu “sự chết” trong nguyên liệu chưa được sử dụng.
o Tăng khả năng xoay vòng vốn nhanh chóng để đầu tư vào các hạng mục khác.
· Hiệu quả vận hành
o Đảm bảo đúng thời điểm sẵn có vật liệu, sự kiện và phụ kiện.
o Giảm tắc nghẽn và tồn tại ở các đoạn sản xuất.
o Kho bãi tối ưu và sử dụng các sản phẩm có hiệu quả hơn.
· Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng
o Sản phẩm được giao đúng hẹn, đúng chất lượng.
o Doanh nghiệp có khả năng đáp ứng linh hoạt các biến đơn hàng.
Một nghiên cứu của IHL Group năm 2024 cho thấy siêu thất toàn cầu do sai lệch tồn tại kho (Bóp méo hàng tồn kho) lên tới 1,7 tỷ lệ USD . Điều đó cho thấy, doanh nghiệp nào kiểm soát tốt tồn tại chính là doanh nghiệp đang nắm lợi thế cạnh tranh.
II. Các Loại Tôn Kho Phổ Biến Trong Công ty Xuất Sản phẩm
Để quản lý hiệu quả, trước hết phải hiểu bạn đang quản lý những gì. Trong nhà máy, tồn tại loại phân loại rất rõ ràng:
1. Nguyên vật liệu (Raw Material)
Là cơ sở dữ liệu chưa được chế độ biến đổi, sản phẩm chờ được đưa vào. ( Ví dụ: thép, nhựa, linh kiện, hóa chất…)
2. Bán thành phẩm (Work-in-Progress – WIP)
Ác chi tiết đang ở giai đoạn gia công hoặc gắn nhanh trên dây xích. Quản lý hiệu quả WIP giúp giảm thiểu quy tắc và rút ngắn thời gian sản xuất.
3. Thành phẩm (Thành phẩm)
Sản phẩm cuối cùng đã hoàn thiện, sẵn sàng để xuất kho cho khách hàng..
4. Vật tư bảo trì – MRO (Maintenance, Repair, Operations)
Đầu mỡ, sự kiện thay thế, công cụ dụng cụ…. Đây thường là “gót chân Achilles” của nhiều nhà máy. MRO bao gồm các vật tư phụ hỗ trợ như dầu mỡ, vòng bi, dụng cụ, vật tư bảo hộ… Dù giá trị đơn vị thấp, nhưng việc thiếu MRO có thể làm cả dây xích sản xuất liên tục hoạt động.
5. Hàng dự phòng an toàn (Safety Stock)
Luồng dự trữ nhằm mục đích cung cấp biến thể hoặc cung cấp chuỗi cố gắng.
6. Hàng vận chuyển (Transit Inventory)
Hàng hóa trong quá trình chuyển đổi giữa các kho hoặc nhà.
III. Quy trình quản lý tồn tại hiệu ứng trong sản phẩm
Một quy trình quản lý tồn tại hiệu ứng thường bao gồm 6 bước chính:
1. Bước 1: Lập kế hoạch nhu cầu (Kế hoạch nhu cầu)
Phân tích dữ liệu lịch sử sản phẩm, dự báo đơn hàng, xu hướng mùa vụ để xác định nhu cầu vật tư và sản phẩm trong kỳ . Đây là nền tảng của mọi quyết định đầu vào – sản xuất – sản xuất.
2. Bước 2: Đặt hàng và tiếp tục nhận nguyên liệu
Dựa trên kế hoạch, mua hàng nguyên vật liệu tiến trình. Khi hàng đến, bộ phận kho kiểm tra, nhập dữ liệu và dán mã định danh ( Barcode hoặc RFID ) để theo dõi.
3. Bước 3: Bảo quản và sắp xếp kho
Thiết kế sơ đồ lưu trữ khoa học , ưu tiên hàng theo nguyên tắc FIFO (Nhập trước – Xuất trước) hoặc FEFO (Hết hạn trước – Xuất trước) đối với nguyên liệu có hạn sử dụng.
4. Bước 4: Xuất kho – sản xuất – theo dõi WIP
Khi sản xuất, nguyên liệu được xuất kho và tự động cập nhật trong hệ thống. Với MES, mọi chuyển động vật tư trong dây xích đều được ghi nhận theo thời gian thực .
5. Bước 5: Kiểm tra kê và đối thoại dữ liệu
Thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc kiểm tra vòng xoay (Đếm chu kỳ) để so sánh số thực tế và hệ thống dữ liệu. Sự sai lệch nhỏ đều có thể gây ra tổn thất lớn.
6.Bước 6: Báo cáo và liên tục tối ưu hóa
Dựa trên KPI như tỷ lệ quay vòng tồn tại (Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho) , chi phí lưu kho , tỷ lệ sai lệch tồn tại , doanh nghiệp phân tích để cải thiện tiến trình liên tục.
IV. Các phương pháp quản lý tồn tại kho phổ biến
Doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp sau để tối ưu tồn tại:
· Phương pháp JIT (Just In Time): chỉ nhập hàng khi thực sự cần thiết. Giảm tồn tại kho nhưng yêu cầu chuỗi cung ứng cực kỳ ổn định.
· Phân tích ABC: chia vật tư theo giá trị – nhóm A (quan trọng, giá trị cao), B (trung bình), C (thấp).
· EOQ (Số lượng đặt hàng kinh tế): xác định số lượng đặt hàng tối ưu giúp giảm tổng chi phí.
· ROP (Reorder Point): xác định ngưỡng tồn tại tối thiểu cần đặt lại hàng.
· Lean Inventory: loại bỏ lãng phí, tập trung sản phẩm tinh gọn.
· FIFO / LIFO: chỉ định kho lưu trữ phù hợp theo thứ tự xác định với dữ liệu đặc tả.
· MRP (Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu): tự động định nghĩa nhu cầu dựa trên kế hoạch sản xuất.
V. Các số chỉ để đánh giá kết quả hiệu quả trong quản lý tồn tại
Để đánh giá mức độ hiệu quả của hoạt động quản lý tồn tại , doanh nghiệp cần dựa vào số lượng chỉ định. Những số liệu này chỉ giúp nhà quản lý kho, kế hoạch sản xuất và tài chính hiểu rõ tình hình chuyển vật tư, tốc độ tiêu thụ cũng như khả năng đáp ứng đơn hàng.
Dưới đây là các công thức cơ bản nhưng quan trọng nhất thường được sử dụng trong các nhà sản xuất công nghiệp.
1. Tỷ lệ luân chuyển tồn kho (Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho)
Công thức:
- Giá vốn hàng bán (COGS) : là tổng chi phí sản xuất ra hàng hóa đã bán trong kỳ (bao gồm nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung).
- Tôn kho bình quân = (Tồn kho đầu kỳ + Tôn kho cuối kỳ) / 2.
Ý nghĩa:
Chỉ số này phản ánh tốc độ luân chuyển hàng tồn tại trong thời kỳ , tức là hàng hóa được nhập – sử dụng – bán ra nhanh hay chậm.
- Nếu tỷ lệ cao , có nghĩa là hàng luân chuyển nhanh, tồn tại ít bị ứ đọng → dò tiền linh hoạt.
- Nếu tỷ lệ thấp , tồn tại quá trình quay chậm, dẫn đến chi phí lưu trữ cao và có thể xảy ra lỗi, hư hỏng.
Ví dụ thực tế:
Một nhà máy có COGS = 500 triệu đồng , tồn tại kho bình quân = 100 triệu đồng
⇒ Tỷ lệ luân chuyển tồn kho = 500 / 100 = 5 ➜ Tồn kho được quay vòng 5 lần/năm , nghĩa là trung bình cứ 2,4 tháng toàn bộ hàng tồn tại được sử dụng hoặc bán hết.
2. Số ngày tồn tại kho trung bình (Số ngày bán hàng tồn kho – DSI)
Công thức:
Ý nghĩa:
DSI có thể hiện số ngày trung bình mà hàng tồn tại trong kho trước khi được tiêu thụ hoặc sử dụng trong sản xuất.
- DSI càng chậm , tốc độ quay vòng càng nhanh → hiệu quả quản lý tồn tại càng cao.
- DSI quá cao cảnh báo rằng doanh nghiệp đang tồn tại dư thừa, gây lãng phí chi phí lưu kho.
Ví dụ minh họa:
Với dữ liệu trên:
· Tôn kho bình quân = 100 triệu đồng
· Giá vốn hàng bán = 500 triệu đồng
· DSI = (100 / 500) × 365 = 73 ngày
➜ Trung bình một lô hàng nằm trong kho 73 ngày trước khi sử dụng.
Nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu quay vòng nhanh, DSI lý tưởng nên < 60 ngày .
3. Điểm đặt lại (Reorder Point – ROP)
Công thức:
Giải thích thành phần:
- Như cầu trung bình hàng ngày: số lượng vật tư tiêu thụ mỗi ngày.
- Thời gian giao hàng: thời gian tính từ khi đặt hàng đến khi hàng được nhập kho.
- Kho an toàn: lượng dự trữ để phòng hậu quả ro (trễ giao, nhu cầu biến đổi tăng đột biến).
Ví dụ thực tế:
Nhu cầu nguyên liệu là 200 kg/ngày , thời gian giao hàng 5 ngày, tồn kho toàn bộ 500 kg.
→ ROP = 200 × 5 + 500 = 1,500 kg
➜ Khi tồn kho còn 1.500 kg, hệ thống sẽ kích hoạt lệnh tự động thiết lập hàng hóa để tránh gián đoạn sản xuất.
Hệ thống MES SmartTrack có thể tự động tính ROP cho từng mã vật tư , hiển thị cảnh báo “Đặt lại” ngay khi đạt ngưỡng, giúp phòng mua hàng phản hồi đáp ứng kịp thời mà không cần nhập liệu thủ công.
4. Tỷ lệ thiếu hàng (Tỷ lệ hết hàng)
Công thức:
Ý nghĩa:
Thể hiện khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc kế hoạch sản xuất.
- Tỷ lệ cao → hệ thống cung ứng yếu, gây bão sản phẩm hoặc đĩ đơn hàng.
- Tỷ lệ thấp (0–2%) → kiểm soát tốt, đảm bảo tính liên tục xích.
5. Chi phí lưu kho (Chi phí mang theo)
Công thức khái niệm:
Phân tích:
Chi phí lưu trữ kho trung bình sử dụng 20–30% giá trị tồn tại kho/năm , bao gồm:
- Điện năng, vận hành, bảo dưỡng hệ thống kho.
- Nhân sự quản lý và vận hành.
- Hao mòn, gây hại, giảm chất lượng.
- Chi phí cơ hội (vốn được “chôn” trong hàng tồn tại).
Ví dụ: Nếu giá trị tồn tại kho trung bình = 10 tỷ đồng, chi phí lưu kho 25% → doanh nghiệp mất 2,5 tỷ đồng/năm chỉ để duy trì tồn kho.
Bằng cách tăng thời gian tồn kho từ 4 lên 6 lần/năm , doanh nghiệp có thể giảm chi phí lưu kho tới 30–35% .
6. Tỷ lệ đơn hàng chính xác (Tỷ lệ chính xác của đơn hàng)
Công thức:
Ý nghĩa:
Chỉ số này phản ánh độ chính xác trong quản lý kho lưu trữ và xuất trình .
Nếu tỷ lệ này thấp, nguyên nhân thường đến từ:
- Dữ liệu tồn tại sai lệch.
- Sai sót trong quá trình chọn, đóng gói hoặc nhập dữ liệu.
- Thiếu đồng bộ giữa sản phẩm và kho hệ thống.
7. Mối liên hệ giữa các số
Các chỉ số trên không tồn tại độc lập mà hoạt động đan xen nhau :
Chỉ số | Ảnh hưởng khi tăng | Ảnh hưởng khi giảm |
Vòng quay hàng tồn kho | Giảm chi phí lưu trữ, tăng hiệu suất vốn | Thiếu cơ sở, gián đoạn sản xuất |
DSI | Dòng tiền chậm lại, tăng phí | Tăng tính linh hoạt, nhưng không may thiếu hàng |
Tỷ lệ hết hàng | Giá đoạn sản xuất, mất đơn hàng | Cải thiện ứng dụng hiệu quả |
Chi phí lưu kho | Lợi nhuận giảm | Tăng hiệu quả tài chính |
Độ chính xác của đơn hàng | Nâng cao uy tín, giảm lỗi vận hành | Gia tăng chi phí hoàn trả, lãng phí nhân công |
VII. Tích Hợp Công Nghệ Hiện Đại Vào Quản Lý Tôn Kho
Năm 2025, Google ưu tiên nội dung sâu sắc, hữu ích với EEAT (Kinh nghiệm, Chuyên môn, Uy tín, Đáng tin cậy). Vì vậy, hãy nói về công nghệ:
- RFID và Barcode : Theo dõi vị trí chính xác, giảm thời gian tìm kiếm 90%.
- Phân tích dự báo : Sử dụng AI để dự đoán nhu cầu dựa trên lịch sử dữ liệu.
- Hợp nhất ERP : Kết nối tồn tại với sản phẩm, tài chính.
VII I. Tích hợp tính toán tự động bằng hệ thống
Trong quá trình thực thi hoạt động, các số chỉ được tự động cập nhật và tính toán liên tục nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống .
- COGS dữ liệu, tồn tại, đơn hàng được đồng bộ từ ERP.
- MES tự động theo dõi DSI, Doanh thu, ROP, Tỷ lệ hết hàng theo thời gian thực hiện.
- Cảnh báo hiển thị trực tiếp trên màn hình giám sát khi chỉ cho phép số vượt ngưỡng .
- Báo cáo KPI tồn tại được sản xuất tự động hàng ngày, giúp lãnh đạo ra quyết định dựa trên cơ sở dữ liệu chính xác thay vì tính chủ yếu.
