Khi thảo luận về quy trình kinh doanh, tốt nhất nên trình bày trực quan. Sơ đồ SIPOC có khả năng thể hiện toàn bộ quy trình theo cách giúp nhóm của bạn dễ hiểu.
SIPOC giúp tập trung thảo luận với nhóm của bạn và giúp họ thống nhất về những công việc cần thực hiện. Nó cũng có thể giúp cải thiện quy trình. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về SIPOC, ví dụ về ứng dụng của nó trong thực tế và cách tạo sơ đồ SIPOC.
SIPOC là gì?
SIPOC là từ viết tắt của Suppliers (Nhà cung cấp), Inputs (Đầu vào), Process (Quy trình), Outputs (Đầu ra) và Customers (Khách hàng). Trên thực tế, SIPOC là một phương pháp lập bản đồ và cải tiến quy trình, tóm tắt các đầu vào và đầu ra của một hoặc nhiều quy trình bằng sơ đồ SIPOC. Một số tổ chức sử dụng từ viết tắt ngược lại là COPIS, đặt yêu cầu của khách hàng lên hàng đầu và minh họa giá trị của khách hàng đối với tổ chức.
Thuật ngữ SIPOC bắt nguồn từ những năm 1980 và là một phần của phong trào chất lượng toàn diện. Ngày nay, SIPOC là một phần của Six Sigma , sản xuất tinh gọn và quản lý quy trình kinh doanh.
Biểu đồ SIPOC là gì?
Sơ đồ SIPOC là một công cụ quản lý quy trình kinh doanh trực quan . Đây là một bản đồ quy trình cho thấy cách thức đạt được các mục tiêu của dự án. Đây là một cách để đảm bảo cả nhóm và ban lãnh đạo đều thống nhất về quy trình kinh doanh và yêu cầu của khách hàng.
Sơ đồ SIPOC cần bao gồm những gì?
Tiếp theo từ viết tắt, chúng ta hãy bắt đầu với chữ cái đầu hoặc chữ cái cuối: nhà cung cấp và khách hàng. Đây có thể là bên trong hoặc bên ngoài tổ chức. Đầu vào và đầu ra của quy trình có thể là vật liệu , dịch vụ hoặc thông tin.
Trọng tâm là nắm bắt tập hợp các đầu vào hoặc đầu ra thay vì từng bước riêng lẻ của quy trình.
- Nhà cung cấp: Nhà cung cấp đầu vào cho một quy trình.
- Đầu vào: Các nguồn lực, chẳng hạn như vật liệu, cần thiết để hoàn thành quy trình.
- Quy trình: Các bước chuyển đổi đầu vào thành đầu ra.
- Đầu ra: Sản phẩm hoặc dịch vụ được tạo ra từ quá trình này.
- Khách hàng: Người nhận đầu ra.
Các yếu tố này sau đó được tập hợp trong sơ đồ SIPOC. Phần mềm quản lý dự án có thể giúp bạn thu thập tất cả các yếu tố cho SIPOC và sắp xếp chúng thành một kế hoạch hành động. ProjectManager là phần mềm quản lý dự án và công việc trực tuyến giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ để thực hiện chúng tốt hơn. Nhiều chế độ xem dự án của chúng tôi cho phép bạn làm việc theo cách bạn muốn. Ví dụ: bạn có thể thu thập tất cả dữ liệu từ SIPOC vào danh sách nhiệm vụ, sau đó phân công nhiệm vụ, đặt mức độ ưu tiên và thậm chí xem trạng thái công việc khi bắt đầu.
Khi nào sử dụng mô hình SIPOC
Mô hình SIPOC là một công cụ hữu ích cho việc quản lý dự án và cải tiến quy trình. Chúng tôi đã phác thảo một số tình huống mà việc sử dụng mô hình này đặc biệt hữu ích.
Triển khai Six Sigma
SIPOC và Six Sigma có mối liên hệ chặt chẽ vì SIPOC là công cụ nền tảng trong phương pháp Six Sigma. SIPOC chủ yếu được sử dụng trong giai đoạn "xác định" của Six Sigma để cung cấp cái nhìn tổng quan cấp cao về quy trình nhằm xác định phạm vi và ranh giới. SIPOC cũng xác định các yếu tố chính của một quy trình phù hợp với trọng tâm của Six Sigma về vai trò và trách nhiệm giải trình của các bên liên quan.
Dự án sản xuất
Biểu đồ SIPOC cũng rất phổ biến trong các dự án sản xuất vì chúng cung cấp góc nhìn rõ ràng và toàn diện về quy trình sản xuất . Ví dụ, chúng phác thảo các thành phần quan trọng như nhà cung cấp (nhà cung cấp nguyên liệu thô), đầu vào (hướng dẫn, công cụ, vật liệu), quy trình (kiểm tra chất lượng, đóng gói), đầu ra (thành phẩm) và khách hàng (người dùng cuối). Nó đảm bảo sự thống nhất giữa các phòng ban vì mang lại sự hiểu biết chung về cách thức đầu vào chảy qua các quy trình để tạo ra đầu ra.
Thiết kế dịch vụ
Biểu đồ SIPOC cũng được sử dụng trong thiết kế dịch vụ vì chúng lập bản đồ quy trình cung cấp dịch vụ từ đầu đến cuối. Đây là một phương pháp tiếp cận có cấu trúc, đảm bảo dịch vụ được thiết kế dựa trên nhu cầu của khách hàng, sao cho kỳ vọng của khách hàng phù hợp với kết quả mong đợi. Ví dụ: khi tạo quy trình làm việc hỗ trợ khách hàng, SIPOC minh họa cách tiếp nhận, xử lý và giải quyết các yêu cầu, xác định các điểm tiếp xúc và điểm khó khăn trong hành trình của khách hàng.
Lập bản đồ quy trình và cải tiến
Trong lập bản đồ và cải tiến quy trình , sơ đồ SIPOC cung cấp một phương pháp tiếp cận có cấu trúc để tối ưu hóa quy trình làm việc. Đây là một góc nhìn tổng quan giúp đơn giản hóa các quy trình phức tạp, giúp dễ dàng nhận thấy các điểm quan trọng cần cải thiện. Nó giúp các nhà quản lý dự án xác định các lỗ hổng, điểm kém hiệu quả hoặc sự dư thừa trong quy trình. SIPOC cũng xác định các lĩnh vực chưa đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng và đóng vai trò là một công cụ giao tiếp để thống nhất các bên liên quan về các thành phần quy trình.
Cách tạo sơ đồ SIPOC
Sơ đồ SIPOC là một công cụ trực quan quan trọng và dễ tạo. Nó giúp xác định ai cung cấp đầu vào cho quy trình, nguyên liệu thô nào được sử dụng làm đầu vào, yêu cầu của khách hàng về quy trình, v.v. Trước tiên, bạn phải chọn một quy trình kinh doanh sẽ được hưởng lợi từ việc tạo SIPOC. Sau đó, để tạo sơ đồ SIPOC, hãy làm theo các bước sau.
- Xác định Nhà cung cấp: Ai là nhà cung cấp sẽ cung cấp cho bạn nguyên vật liệu cần thiết cho đầu vào? Họ nên được liệt kê ở đây. Có thể có một nhà cung cấp khác nhau cho mỗi đầu vào. Nếu vậy, hãy liệt kê tất cả. Nhà cung cấp ở đây có nghĩa là bất kỳ ai có tác động trực tiếp đến đầu ra.
- Xác định Đầu vào: Bây giờ bạn cần xác định nguyên liệu thô và các nguồn lực khác cần thiết cho quy trình kinh doanh của mình. Bạn không cần phải liệt kê từng cái một, chỉ cần liệt kê những đầu vào quan trọng, bao quát.
- Phác thảo Quy trình: Đây là phần tổng quan về quy trình kinh doanh. Chỉ liệt kê bốn hoặc năm bước cấp cao bao gồm các hành động và chủ đề. Phần này giống như điểm bắt đầu và điểm kết thúc của quy trình, hoặc có thể là một sơ đồ luồng công việc đơn giản .
- Định nghĩa Đầu ra: Sử dụng danh từ để mô tả đầu ra. Chúng có thể là vật liệu, sản phẩm, dịch vụ hoặc thông tin.
- Xác định Khách hàng: Xác định đối tượng bạn muốn hướng đến hoặc đối tượng bạn đang nhắm đến thông qua các kết quả đầu ra trong quy trình kinh doanh. Khách hàng không nhất thiết phải là người bên ngoài, họ có thể là đồng nghiệp, thành viên hội đồng quản trị, v.v.
- Phân tích Yêu cầu của Khách hàng: Các phép đo quy trình hoặc yêu cầu đối với sản phẩm, dịch vụ hoặc thông tin là gì? Những yêu cầu này thường do khách hàng hoặc cơ quan quản lý xác định.
Mẫu sơ đồ SIPOC miễn phí
Bạn đã sẵn sàng tạo sơ đồ SIPOC của riêng mình chưa? Hãy sử dụng mẫu sơ đồ SIPOC miễn phí này cho Excel . Mẫu này có sẵn bảng và sơ đồ để bạn xác định nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra và khách hàng. Chỉ cần nhập giá trị và bạn đã sẵn sàng.
Ví dụ về SIPOC
Ví dụ SIPOC là một cách lý tưởng để hình dung một kịch bản thực tế minh họa cho mô hình SIPOC. Nó cho thấy cách thức hoạt động của khuôn khổ trong bối cảnh thực tế và giúp lập bản đồ các yếu tố chính trong một quy trình. Kết quả là, các nhóm có thể xác định các vấn đề tiềm ẩn hoặc các lĩnh vực cần cải thiện trong quy trình của riêng họ.
Ví dụ về SIPOC sản xuất
Dưới đây là một ví dụ đơn giản về sơ đồ SIPOC trong sản xuất. Lưu ý rằng quy trình lập kế hoạch sản xuất thực tế thường bao gồm nhiều chi tiết hơn về các bước, nhà cung cấp và các cân nhắc.
Một công ty sản xuất đang sử dụng mô hình SIPOC để lắp ráp bàn làm việc văn phòng mới, sẵn sàng sử dụng. Để bắt đầu, hãy tạo một bảng gồm năm cột, mỗi cột đại diện cho một trong năm từ tạo nên ví dụ SIPOC. Trong trường hợp này, có nhiều nhà cung cấp khác nhau, bao gồm nhà cung cấp gỗ, nhà cung cấp phụ kiện ốc vít và giá đỡ, nhà cung cấp sơn và/hoặc hoàn thiện, nhà cung cấp dụng cụ và máy móc.
Tiếp theo là đầu vào, đại diện cho bất kỳ thứ gì được sử dụng hoặc tiêu thụ trong quá trình tạo ra đầu ra mong muốn. Trong ví dụ SIPOC sản xuất này, đầu vào bao gồm ván hoặc tấm gỗ như MDF hoặc ván ép, phần cứng như ốc vít, đinh hoặc giá đỡ, sơn, vecni hoặc gỗ ép, dụng cụ cắt và lắp ráp, cũng như thông số kỹ thuật thiết kế hoặc bản vẽ.
Tiếp theo là cột quy trình. Sau khi nguyên liệu thô được tiếp nhận, chúng sẽ được kiểm tra chất lượng. Gỗ sau đó được cắt theo kích thước cần thiết để các bộ phận của bàn như chân, ngăn kéo và mặt bàn có thể được lắp ráp theo hướng dẫn trong bảng kê vật liệu . Tiếp theo, chà nhám bề mặt để làm phẳng và phủ sơn, vecni hoặc lớp phủ laminate. Sản phẩm phải được kiểm tra chất lượng trước khi đóng gói để vận chuyển.
Đầu ra là các sản phẩm cuối cùng đã sẵn sàng để sử dụng. Trong trường hợp này, đó là bàn làm việc văn phòng đã lắp ráp và bàn làm việc đã đóng gói sẵn sàng để vận chuyển. Khách hàng trong ví dụ này có thể bao gồm các nhà cung cấp nội thất văn phòng, người mua doanh nghiệp, người tiêu dùng cá nhân và các nền tảng thương mại điện tử.
Ví dụ về SIPOC Quản lý quy trình
Để đơn giản hơn, hãy tưởng tượng một doanh nghiệp thực phẩm và đồ uống đang lập bản đồ một trong những quy trình hoạt động hàng ngày của mình, đó là pha chế sinh tố lành mạnh.
Để bắt đầu, hãy tạo một bảng gồm năm cột cho năm từ viết tắt SIPOC. Đầu tiên là các nhà cung cấp đầu vào, trong trường hợp này là nguyên liệu, thiết bị và các vật dụng khác như cốc, ống hút và khăn ăn cần thiết để pha chế và phục vụ sinh tố.
Bây giờ chúng ta bắt đầu quy trình. Bắt đầu bằng việc tiếp nhận order từ khách hàng, sau đó nguyên liệu được làm sạch, cắt và phân loại. Khi nguyên liệu đã sẵn sàng, chúng được xay nhuyễn theo yêu cầu của công thức. Cuối cùng, sinh tố được phục vụ và giao đến tay khách hàng.
Kết quả của quá trình này là một ly sinh tố thơm ngon và hy vọng sẽ làm hài lòng khách hàng. Bạn đưa hóa đơn, và họ có thể boa cho bạn một khoản tiền vì dịch vụ tốt. Cuối cùng, điều này dẫn chúng ta đến khách hàng, có thể là khách vãng lai hoặc người đặt hàng qua trang web hoặc ứng dụng.
Mẹo chuyên nghiệp: Để cải thiện chất lượng quy trình, hãy cân nhắc việc tự động hóa trạng thái tác vụ và chỉ định người cụ thể phê duyệt tác vụ và sản phẩm. Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc có thể giúp ích.
Trong video này, Jennifer Bridges, PMP, giải thích SIPOC là gì và ví dụ về SIPOC ở trên.
Đây là ảnh chụp màn hình bảng trắng để bạn tham khảo!
Lợi ích của Mô hình SIPOC
Mô hình SIPOC mang lại cho doanh nghiệp một số lợi ích chính. Chúng ta hãy cùng xem xét một số lợi ích dưới đây.
Tạo điều kiện cho việc cải tiến liên tục (Kaizen)
Thứ nhất, mô hình SIPOC cho phép cải tiến liên tục, còn được gọi là Kaizen . Đây là triết lý kinh doanh của Nhật Bản xoay quanh việc cải tiến liên tục. Khi dữ liệu được thu thập và phân tích trong sơ đồ SIPOC, các nhà quản lý dự án có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Hỗ trợ đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng
SIPOC cũng hỗ trợ đảm bảo và kiểm soát chất lượng bằng cách cung cấp một khuôn khổ có cấu trúc. Nó xác định các đầu ra mong muốn từ góc nhìn của khách hàng và xác định các yếu tố đầu vào quan trọng cần thiết để tạo ra các đầu ra này. Mô hình SIPOC cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và hợp tác giữa các bên liên quan, để mọi người đều có cùng quan điểm về kỳ vọng chất lượng.
Cung cấp thông tin chi tiết về Kỹ thuật giá trị
Một lợi ích khác của sơ đồ SIPOC là nó cho phép các nhóm kỹ thuật giá trị tập trung vào các hoạt động góp phần tạo ra giá trị cho khách hàng. Toàn bộ quy trình được lập bản đồ để giúp nhận diện các khu vực tiềm ẩn lãng phí như các hoạt động không cần thiết, sản xuất thừa hoặc lỗi. Khi đã xác định được các lĩnh vực cần cải thiện, mô hình SIPOC giúp việc ưu tiên các nỗ lực này dễ dàng hơn.
Có thể giúp tăng mức độ hài lòng của khách hàng
Mô hình SIPOC cũng có thể đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng. Ví dụ, mô hình này tập trung vào nhu cầu của khách hàng bằng cách xác định rõ ràng các kết quả đầu ra và hiểu rõ kỳ vọng của họ. Mô hình này cũng xoay quanh việc tăng cường giao tiếp và hợp tác giữa các bên liên quan.
Nhược điểm của mô hình SIPOC
Mặc dù mô hình SIPOC có giá trị riêng, nhưng vẫn có một số hạn chế cần lưu ý. Trong một số trường hợp, góc nhìn tổng quát có thể đơn giản hóa quá mức các quy trình kinh doanh phức tạp. Nó không thể nắm bắt tốt chi tiết của các quy trình phức tạp. Việc tập trung vào các yếu tố chính cũng có thể không cung cấp đủ mức độ chi tiết cần thiết cho việc phân tích chuyên sâu hoặc làm rõ mối quan hệ giữa các hoạt động khác nhau.
Bản chất của mô hình SIPOC là tĩnh, vì vậy chúng có thể không phù hợp khi các yêu cầu quy trình thay đổi. Nếu nhóm không am hiểu về sơ đồ SIPOC, họ có thể không hiểu đầy đủ mục đích hoặc hạn chế của nó.
ProjectManager biến biểu đồ SIPOC thành kế hoạch tương tác
SIPOC là một công cụ tuyệt vời để lập sơ đồ đầu vào và đầu ra trong quy trình kinh doanh của bạn. Nhưng một khi mọi người đã cùng thống nhất, bạn sẽ cần phải lập kế hoạch, thực hiện và giám sát dự án đó. ProjectManager là phần mềm quản lý công việc và dự án từng đoạt giải thưởng , có nhiều chế độ xem dự án, cho phép mọi người làm việc theo cách họ muốn, bất kể họ ở đâu, làm việc như thế nào hay thậm chí ở các phòng ban khác nhau.
Lập kế hoạch đáp ứng yêu cầu của khách hàng
Sắp xếp tất cả các nhiệm vụ bạn cần để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng mong muốn với biểu đồ Gantt trực tuyến của chúng tôi . Biểu đồ này sẽ hiển thị dự án của bạn trên dòng thời gian trực quan để bạn có thể xem toàn bộ tiến độ tại một nơi, liên kết các yếu tố phụ thuộc và đặt các mốc quan trọng. Bạn cũng có thể lọc theo đường dẫn quan trọng và tạo đường cơ sở để đo lường tiến độ thực tế so với kế hoạch để đảm bảo tiến độ.
Giám sát quy trình kinh doanh bằng bảng Kanban
Khi nhóm bắt đầu thực hiện nhiệm vụ, các nhà quản lý sẽ nắm rõ quy trình làm việc của mình thông qua bảng kanban . Nếu có điểm nghẽn tiềm ẩn, các nhà quản lý có thể dễ dàng phân bổ lại nguồn lực và duy trì hoạt động của nhóm. Các nhóm có quyền tự chủ để quản lý backlog và cùng nhau lên kế hoạch sprint với nền tảng cộng tác của chúng tôi.
Nhận cập nhật theo thời gian thực về tiến độ và hiệu suất
Cập nhật tiến độ với bảng điều khiển thời gian thực , thu thập dữ liệu trực tiếp và tự động hiển thị dưới dạng biểu đồ đầy màu sắc, theo dõi sáu chỉ số của dự án. Nó giống như một báo cáo trạng thái tức thì trong tầm tay bạn. Hơn nữa, bạn không cần phải thiết lập như các phần mềm kém chất lượng khác.
Phần mềm của chúng tôi cũng có báo cáo một cú nhấp chuột, có thể được lọc và dễ dàng chia sẻ với các bên liên quan. Quy trình làm việc tùy chỉnh và tự động hóa tác vụ giúp bạn kiểm soát quy trình kinh doanh. Thông báo qua email và cảnh báo trong ứng dụng sẽ cập nhật cho bạn về bất kỳ bình luận, tệp được chia sẻ hoặc cập nhật nào cho các tác vụ. Hoàn thành SIPOC của bạn với ProjectManager.
Câu hỏi thường gặp về SIPOC
Sau đây là một số câu hỏi thường gặp nhất về SIPOC, chúng tôi hy vọng chúng hữu ích với bạn.
Sự khác biệt giữa SIPOC và COPIS là gì?
Sự khác biệt chính giữa SIPOC và COPIS nằm ở điểm khởi đầu. SIPOC bắt đầu với nhà cung cấp và đầu vào, lý tưởng để hiểu một quy trình hiện có. Mặt khác, COPIS tập trung nhiều hơn vào khách hàng, tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thiết kế quy trình phù hợp.
Yêu cầu của SIPOC là gì?
Thuật ngữ yêu cầu SIPOC đề cập đến các ràng buộc, phép đo và yêu cầu của khách hàng đối với mô hình SIPOC.
Bản đồ SIPOC là gì?
Bản đồ SIPOC hoặc sơ đồ SIPOC ghi lại các nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra và khách hàng của một quy trình kinh doanh.
